অনুগ্রহ করে অপেক্ষা করুন। ছবি আটো ইন্সার্ট হবে।
ঢাকা থেকে আমরা তো ডকুমেন্টস খামে ভরে পাঠিয়ে দিলাম, কিন্তু ইউএসএ তে সেটার কিভাবে রেকর্ড রাখা হয় সে বিষয়ে কিছু বলতে চাই।
ওদের হাতে একটা চেকলিস্ট থাকে, যেমন:
1. GRE from ETS
2. TOEFL from ETS
... 3. Hard copies from the applicant, of -
Academic transcripts,
Letters of recommendation
Statement of Purpose
Sponsor's document
CV
Immunization report
4. Hard copy from WES (or similar organization)
Evaluated transcript of the candidate
এখন, কোন স্টুডেন্ট যখন মোটামুটি অ্যাপ্লাই করার জন্যে ইমেইল চালাচালি শুরু করে, তখনই ওরা কমপিউটারে ওই স্টুডেন্ট এর নামে একটা ফোল্ডার ক্রিয়েট করে। বিভিন্ন ডকুমেন্ট বিভিন্ন উৎস থেকে বিভিন্ন সময়ে আসে বলে এই ব্যবস্থা।
ইটিএস থেকে জিআরই/টোফেল আসে দুইভাবে: পোস্টাল মেইলের মাধ্যমে অথবা সিডির মধ্যে করে। সিডি আসলে মাসে দুইটার বেশি আসে না। আর পোস্টাল মেইল সপ্তাহে ৬ দিনই আসতে থাকে। যখনই কোন স্কোর আসে, সেটা ওরা স্ক্যান করে একটা ফোল্ডারের মধ্যে রেখে দেয়। যত স্কোর আসে, তত মানুষ কিন্তু শেষমেষ টাকা খরচ করে অ্যাপ্লাই করে না। আবার যারা অ্যাপ্লিকেশন ফি দেয়, তারা ভুল করে স্কোর পাঠায়না। এরপর কুরিয়ারের কাছ থেকে কোন পার্সেল পেলে তার ডকুমেন্টগুলো স্ক্যান করে ওই ফোল্ডারের মধ্যে রেখে দেয়।
ঝামেলা হলো, ডকুমেন্ট যায় ডিপার্টমেন্টে, আর ইটিএস স্কোর অনেক ক্ষেত্রেই ভার্সিটির প্রধান অফিসে যায় (আমরা যেসব ক্ষেত্রে সাবজেক্ট কোড স্কিপ করি)। সেখানে আলাদা অফিসে স্ক্যান করার পরে সেটা ডিপার্টমেন্টের সঠিক ফোল্ডারে রাখতে হয়।
ঢাকা থেকে একটা খামের মধ্যে একবারে যতগুলো জিনিস পাঠানো হয়, তার সবগুলো একটার পরে একটা স্ক্যান করে এক সাথে রাখা হয়। ধরা যাক, আপনি বড় খামের ভেতরে ছোট খামগুলোর কোনটার উপরে কিছ্ই লিখলেন না। তাতেও অসুবিধা নেই। সবগুলো এক সাথে স্ক্যান করা হয়। খামগুলো ফেলে দিয়ে শুধু কাগজগুলো এক সাথে স্ট্যাপল করে একটা আর্কাইভ ফোল্ডারে রেখে দেওয়া হয়। বাদ বাকী সব কাজ হয় স্ক্যানকৃত সফট কপির উপরে। একটা এক্সেল ফাইলে সামারি তৈরী করা হয় ওই সেমিস্টারে আবেদনকৃত সবার উপরে। যারা যারা অ্যাপ্লিকেশন ফি ডেডলাইনের আগে দিতে পারে, তাদের সফট কপিটা পাঠানো হয় রিভিউ এর জন্যে। অ্যাপ্লিকেশন ফি দেবার পরে দেখা গেল অ্যাপ্লিকেশন প্যাকেজে একটা আইটেম বাদ পড়েছে (ধরা যাক, ঢাকা থেকে অ্যাপ্লাই করার পরে কেউ তার আমেরিকায় বসবাসরত আত্নীয়ের ব্যাংক ডকুমেন্ট দেখাতে চান, যেটা ইউএসএ থেকে ভিন্ন একটা মেইলে আসবে)। সে ক্ষেত্রে ওরা ইমেইলে এ বিষয়ে জানতে চাইবে, এবং পরে আলাদা খামে ওই ডকুমেন্ট পাবার পরে অ্যাপ্লিকেশন চেকলিস্ট কে কমপ্লিট ডিক্লিয়ার করে সেটা রিভিউ এর জন্যে পাঠাবে।
আবেদনকৃত সবগুলো স্টুডেন্ট এর মধ্যে যারা ফি দিয়েছে এবং সবগুলো ম্যাটেরিয়াল পাঠিয়েছে, তাদের সবকিছুর উপরে একটা অখন্ড পিডিএফ ফাইল বানানো হয়। এরকম সবগুলো স্টুডেন্ট এর ফাইনাল পিডিএফ যে ফোল্ডারে রাখা হয়, সেটা সব ফ্যাকাল্টিকে শেয়ার দেওয়া হয়। কাজেই, আমরা কোন প্রফেসরকে ইমেইল করার পরে উনি চাইলেই চট করে ওই শেয়ার্ড ফোল্ডারে গিয়ে আমার সব তথ্যের উপরে চোখ বুলিয়ে নিতে পারেন।
উপরের তথ্যগুলো জেনেছি আমাদের স্কুলের কোঅর্ডিনেটরের কাছ থেকে। অন্য স্কুলে অন্য ভাবে হতে পারে।
