পাসওয়ার্ড ভুলে গেছেন ?
এখানে ক্লিক করুন

আমার প্রিয় পোস্ট

আমি মানচুমাহারা বলছি...

টেকি, পথচলার গল্প এবং একটু আধটু কবিতা লিখছি এখানে।

মেইল বা মেসেজ পাঠাতে to,cc,bcc,reply,reply to all এর ব্যবহার

১৮ ই জানুয়ারি, ২০১০ রাত ১২:৩৬

শেয়ারঃ

0 15 0

আমার লেখার টাইটেল দেখে অনেকেই হাসতে শুরু করতে পারেন এই ভেবে যে এমন উদ্ভট আর ফাউল বিষয় নিয়ে লেখার সময়ও পান ?
হ্যাঁ, এই মুহূর্তে আমার মেজাজ খুব খারাপ, কারণ অনেকেই অনেক দিন ধরে মেইল ব্যবহার করেন কিংবা ফোরাম, ব্লগ বা ফেসবুকের মতো সোস্যাল নেটওয়ার্ক সাইটে বার্তা আদান প্রদান করেন কিন্তু to, cc, bcc, reply, reply to all ইত্যাদি শব্দগুলো ভালো করে জানেন না বা জানার চেস্টা করেন না, মেইল সেন্ড করেই ক্লান্ত হয়ে পড়েন কিংবা মুচকি হেসে গোঁফে তা দেন, আর আমার মতো পাগলা টাইপ লোক যখন এক গাদা মেইল আইডির সাথে নিজের মেইল আইডি to or cc ফিল্ডে দেখে তখন রেগে নিজের মাথার চুল নিজেই ছিড়েন, আর ইচরে পাকা মেইল থেকে গন্ধ বের করা শুরু হয় তখনই যখন ঐ to or cc ফিল্ডের অন্য মেইলগুলো থেকে একটার পর একটা রিপ্লাই টু অল(reply to all) মেইল আসতে থাকে। কারণ reply to all থাকতে পাবলিক কেন reply তে ক্লিক করবে, কম হয়ে যাবে না

এখন আসি কাজের কথায়, mail or message আদান প্রদান এর জায়গায় to, cc, bcc ইত্যাদি ফিল্ডগুলো থাকে এবং সেগুলো ব্যবহার করার সময় সামান্য চিন্তা করা উচিৎ।

এক সাথে অনেককে মেইল পাঠাতে to ফিল্ড এ কমা দিয়ে মেইল এড্রেসগুলো লিখে দিলেই হয়ে যায়, আর এখনতো to ফিল্ড এ টাইপ করতে থাকলে auto complete ফিচার থাকার কারণে মেইল আইডি কাছাকাছি মিলে গেলেই সাজেস্টঁ চলে আসে। কিন্তু ব্যাপার হলো, অনেককে এক সাথে মেইল পাঠানোর জন্য আমরা ধুম করে To or CC ফিল্ডে লিখে দেবো না।

মেইল পাঠানোর আগে ও পরেঃ

To: সবাই সবাইকে দেখতে পারবে এবং রিপ্লাই দিতে পারবে

CC(carbon copy): To এর মতো কিন্তু To তে একজনের মেইল আইডি লিখে বাদ বাকী CC তে লিখা হয়। যেমন আমি ক ব্যক্তিকে মেইল পাঠাচ্ছি আর খ, গ ইত্যাদি ব্যক্তিকে এই মেইল এর ব্যাপারে জানিয়ে রাখছি যেখানে খ, গ এবং ক একে অপরকে চেনেন এবং এই মেইল এর ব্যাপারে তাদের সম্পৃক্ততা আছে

BCC(blind carbon copy): BCC আইডিগুলো To এবং CC আইডিগুলো দেখতে পারবে কিন্তু উল্টাটা হয় না, একাধিক BCC আইডি একে অপরকে দেখতে পারে না।

আসুন একটা উদাহরণ দেখিঃ
৫ জন,
কঃ একজন সাধারণ কর্মী
খঃ অন্য একজন সাধারণ কর্মী
গঃ একজন টিম লিড
ঘঃ একজন ম্যানেজার
ঞঃ একজন চিপ টেকনিক্যাল অফিসার

গ(একজন টিম লিড) ঘ(ম্যানেজার) কে মেইল করবে প্রজেক্ট এর স্ট্যাটাস জানিয়ে, তাহলে To ফিল্ডে দেবে ঘ এর মেইল আইডি, আর CC তে দেবে ক এবং খ এর মেইল আইডি। এখন ম্যানেজার যখন রিপ্লাই দেবে, তখন চাইলে রিপ্লাই দেবে reply or reply to all দিতে পারেন কারণ এখানে যাদের মেইল আইডি ব্যবহার করা সবাই সবাইকে চেনে. আবার ম্যানেজার রিপ্লাই দেওয়ার সময় BCC তে চিপ টেকনিক্যাল অফিসার এর আইডি দিতে পারেন। তাহলে ব্যবহার কি হবে ? টিম লিড বা অন্য সাধারণ কর্মী জানবে ম্যানেজার তদের রিপ্লাই দিয়েছে কিন্তু চিপ টেকনিক্যাল অফিসার যে একই রিপ্লাই পেয়েছে জানবে না। এটা অনেকটা প্রটোকল মেইনটেইন করা এবং cc, bcc এর বাস্তব ব্যবহার।

ধরুন , আপনার বিয়ে, মেইল খুলে সব বন্ধুদের মেইল আইডি To ফিল্ডে দিয়ে জানিয়ে দিলেন, দোস্তারা বিয়ে করছি অমুক দিন, একটা বড় গিফট সাথে করে এসে নির্দিষ্ট দিন এ খেয়ে যাস। ব্যাস সব ফ্রেন্ড মিলে রিপ্লাই টু অল দেয়া শুরু করবে। কিন্তু ধরি ক, খ, গ , ঘ আমার ভালো বন্ধু কিন্তু খ হয়তো ঘ কে চেনেই না। আবার খ হলো একটি মেয়ে বন্ধুর মেইল আইডি যে সহজে কারো সাথে মেইল আইডি শেয়ার করে না। এখন বলুন এভাবে গন মেইল করা কি ঠিক হলো। উচিৎ সব বন্ধুদের মেইল আইডি BCC তে দিয়ে মেইল করা।

মাঝে মাঝে দেখি অনেক সাইট থেকে বা অনেক বন্ধু দুই ঈদ, দূর্গা পুজা, বছরের বিশেষ জাতীয় দিবসে শুভেচ্ছা বানী পাঠিয়ে ধন্য করে এক সাথে গন মেইল করে আর কিছুক্ষন পর পর আবার কেউ না কেউ সেটার reply to all ঝেড়ে দেয়। হুম বলতে পারেন তাতে কি হয়েছে। আমার হয়। আমি প্রতিটি মেইল গুরুত্ব সহকারে পড়ি, উত্তর দেওয়ার চেস্টা করি কিন্তু যখন কাছের কারো কাছ থেকে এই ধরনের বোকামী দেখি মেজাজ খারাপ হয়ে যায়। শুধু গালিটা দিতে পারি না কারণ ভালো দেখাবে না।

আজকেই ফেসবুকে শুকান্তি নামে এক বন্ধু মেসেজ দিছে সবাইরে যে, সে ব্যাচেলার লাইফ শ্যাষ করতে যাচ্ছে। ভালো কথা। গন মেসেজ ফেসবুকের সব বন্ধুদের, তো কোন সমস্যা নাই। ফেসবুকে এ ধরনের ক্ষেত্রে মেসেজের ডান ডিকে 'reply' বাটন থাকে, আর নিচে বড় করে থাকে reply to all. তো আজকে কিছুক্ষন পর পর সবাই শুকান্তির মেসেজের জবাব দিচ্ছে "reply to all" চেপে কারণ শুকান্তির মূল মেসেজের পাশে যে একটা reply বাটন আছে সেটার দিকে খেয়াল দিবে কে, এতো খানি চিন্তা করার সময় কার আছে।

অনেকেই এই cc or bcc এর বিষয়গুলো জানেন না, কেউ কেউ জানার ইচ্ছাও কোন দিন পোষন করেননি, তাই বক বক করলাম। কারণ কাছের মানুষদের মনে মনে গালি আমি ঠিকই দেই যখন কেউ 'গনমেইল' করে। ইচ্ছা হয় সামনে পেলে যদি চুল ছিড়ে দিতে পারতাম, ঘুসি দিয়ে নাক ভচকায় দিতে পারলে কি শান্তি হতো... আহ।

এছাড়াও,

ধরুন, আপনি কাউকে মেইল করেছেন একটা বিষয় নিয়ে। এখন আপনার আবারো সেই বিষয় নিয়ে মেইল করা দরকার। বেশির ভাগ লোক যা করে নতুন করে আবার একটা মেইল করে। মানে সে মেইল রিসিভ করছে তার মেইল বক্সে একই বিষয়ে একই সেন্ডার থেকে দুইটা মেইল। কিন্তু চাইলেই সেন্ডার প্রথম মেইলটা sent item বা sent mails থেকে পেয়ে যেতো আর ওটার রিপ্লাই হিসাবে ২য় মেইলটা দিতে পারো। এখন ইয়াহু, গুগল সবাই একই মেইল এর রিপ্লাই একই মেইল এ(মানে ইনবক্সে একটাই এন্ট্র থাকে) রাখে থ্রেডেড(পর পর) হিসাবে।

এবার আসা যাক, বিভিন্ন গ্রুপ এর মেইল এর বিষয়ে। গ্রুপ এর মেইল দেখা যায় রিপ্লাই হতে হতে অনেক বড় হয়ে যায়। সবাই যেটা করে রেপ্লাই এর সংখ্যা যতই হোক পুরা ধরে রিপ্লাই দেয়(top posting) যা ঠিক নয়। যে অংশ এর রিপ্লাই দিবেন শুধু সেটি কোট করুন। এটা ব্লগ বা ফোরাম এর জন্যও প্রযোজ্য।

নোটঃ উপরের লেখাতে আমার ভুল হলে অবশ্যই শুধরে দেবেন কারণ আমি চাই এই বিষয়ে সবাই সচেতন হোক।

প্রকাশ করা হয়েছে: প্রযুক্তি বিভাগে । সর্বশেষ এডিট : ১৯ শে জানুয়ারি, ২০১০ রাত ২:১৫ | বিষয়বস্তুর স্বত্বাধিকার ও সম্পূর্ণ দায় কেবলমাত্র প্রকাশকারীর...

১. ১৮ ই জানুয়ারি, ২০১০ রাত ১২:৫০

সুপ্রকাশ বলেছেন: অসাধারণ !!! অনেক ধন্যবাদ ...। প্লাস দিলাম এবং প্রিয়তে রাখলাম ।

২. ১৮ ই জানুয়ারি, ২০১০ রাত ১:০১

ইন্ঞ্জিনিয়ার বলেছেন: এক স্টুপিড ব্যাকাপ কোম্পানী একবার ভুল করে তাদের নিউজ লেটার bcc না করে cc করে পাঠিয়েছিল। প্রায় কয়েক হাজার অ্যাড্রেসে। সাথে আমারটাও ছিল। জিমেইল বলে স্প্যাম থেকে রক্ষা পেয়েছি। ইয়াহু হলে অ্যাড্রেসটাই ব্যবহার বাদ দেয়া লাগত!

১৮ ই জানুয়ারি, ২০১০ রাত ১:২০

লেখক বলেছেন: এমন সমস্যায় কিন্তু মাঝে মধ্যেই পড়তে হচ্ছে। তাই এটা নিয়ে না লিখে পারলাম না। ব্লগেও লিখেছি মনে হয় অনেক দিন, যদিও একই লেখা অনেক জায়গায় দিলাম যাতে সবাই একটু নজর বুলায়।

৩. ১৮ ই জানুয়ারি, ২০১০ রাত ১:৪৪

লাল সাগর বলেছেন: অনেক প্রশ্নের উত্তর পেলাম +++

৪. ১৮ ই জানুয়ারি, ২০১০ রাত ২:০০

পান্থ বিহোস বলেছেন: ধন্যবাদ। ব্যবহারগুলো আমি ভালো করে জানতাম না। আমি সাধারণত টু অপশনটিই ব্যবহার করি। বিস্তারিত জেনে ভালো লাগছে। ভবিষ্যতে সাবধান হতে পারবো।

৫. ১৮ ই জানুয়ারি, ২০১০ রাত ৩:০৫

রাগিব বলেছেন:

আমার বেকুব বাড়িওলা পুরো আড়াইশ জন ভাড়াটেকে সিসি করে ছুটির শুভেচ্ছা জানিয়েছিলো। এই ব্যাপারটা হাজার বলেও কাউকে বোঝানো বা শেখানো যাবে বলে মনে হয় না।

১৮ ই জানুয়ারি, ২০১০ সন্ধ্যা ৬:৫৩

লেখক বলেছেন: ভাইয়া চেস্টা করাতো দরকার। ধরেন আমার এই পোস্ট যারা পড়বেন তারা কিছুটা হলে সতর্ক হবেন। আশা করি আমি একই পোস্ট অনেকগুলো জায়গায় পোস্ট করে কমপক্ষে ২০০ জনের মনে স্বচ্ছ ধারণা দিতে পারেছি।

৬. ১৮ ই জানুয়ারি, ২০১০ সকাল ৮:৩০

ইসানুর রহমান বলেছেন: +

৭. ১৮ ই জানুয়ারি, ২০১০ সন্ধ্যা ৭:০৯

'লেনিন' বলেছেন: BCC(blank carbon copy) হবে ব্লাইন্ড কার্বন কপি... মানে কার্বন কপি সবাইকে পাঠানো হবে... কিন্তু একজন জানবে না আরেকজনের ঠিকানা।

৮. ১৫ ই মে, ২০১০ দুপুর ১২:১৫

শাহজাহান সিরাজ বলেছেন: ১৯৯৫ সাল থেকে ইমেইল ব্যাবহার করি। এখনো অনেক ভাল শিক্ষিত লোককে এটা শেখাতে পারিনি। এইসবতো ইমেইলের সাধারণ এটিকেট, ইমেইল ব্যাবহার শিখতেই এসব শিখে নেয়া জরুরী। বিরক্তিকর এই অভ্যাসটা থেকে আশে-পাশের ইমেইল ইউজারদের বের করার জন্য যখনই সুযোগ আসে বলে দেই CC, BCC, Reply এবং Reply to all কি কেন কিভাবে ইউজ করতে হবে। আপনাদের সবাইকেও কাজটি করে যেতে হবে। বিশেষ করে অফিসে, শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানেতো বলতেই হবে। আমার অফিসে রীতিমত প্রচারণা চালাই ইমেইলের এই এটিকেট গুলো শেখানোর জন্য, সেইসাথে Safest email use tips ব্যাপারেও প্রচারণা চলে আমার অফিসে।

৯. ১৩ ই জুলাই, ২০১০ দুপুর ১:১২