একটি উদাহরণ এর মাধ্যমে আপনাদের ডেটা অটোফিল করার একটি পদ্ধতি শিখিয়ে দিচ্ছি। আমি একটি খুবি ছোটো রেজাল্ট কার্ড দিয়ে বিষয়টি দেখাবো। আপনারা আপনাদের প্রতিষ্ঠানের চাহিদা অনুযায়ী বিভিন্ন ক্ষেত্রে এই পদ্ধতি কাজে লাগাতে পারেন। এক্সেলে রিপোর্ট পাবলিশ করতে জন্য এটা অত্যান্ত চমৎকার একটি পদ্ধতি।

আপনার প্রতিষ্ঠনের চাহিদা অনুযায়ী রিপোর্ট ফরমেট / ফর্ম তৈরি করুন। ব্লগে ইমেজ এরিয়া ছোটো বিধায় ছোটো আকারে একটি কাল্পনিক রেজাল্ট কার্ড তৈরি করলাম (আমার তৈরি অসাধারণ রেজাল্ট কার্ড দেখে খুশিতে ডান্সিং করবেন না প্লিজ, It's just an illustration)


পাঁচটি সাবজেক্টের জন্য আমি পাঁচটি এক্সেল ওয়ার্কশিট ব্যাবহার করছি এবং রিপোর্টের জন্য একটি। সর্বোমোট ছয়টি ওয়ার্কশিট।


প্রতিটি ওয়ার্কশিটে ছাত্র/ছাত্রীদের প্রাপ্ত ডেটা (কাল্পনিক ডেটা) ফিল করেছি। অনেকটা নিম্নের চিত্রের মতো তবে জায়গা বাচানোর জন্য আমি একটি ডেটা ওয়ার্কশিট দেখাচ্ছি।


রেজাল্ট কার্ড ওয়ার্কশিটের B3 ঘরে নিম্নের ফাংশান গুলো লিখেছি। এ ফাংশান টি ফিজিক্স ওয়ার্কশিট থেকে ছাত্র / ছাত্রীর নাম আহরণ করছে।
=INDIRECT(ADDRESS(MATCH(B2,Physics!A2:A7)+1,2,,,"Physics"))

ফাংশান গুলোর বর্ণনা:
MATCH: এ ফাংশান টি B2 সেল থেকে ছাত্র / ছাত্রীর আইডি নম্বর নিয়ে ফিজিক্স ওয়ার্কশিট এর A2:A7 সেলগুলের মদ্ধে ম্যাচ করছে বা মিলাচ্ছে। ছাত্র / ছাত্রীর আইডি নম্বর মিলে গেলে এ ফাংশান টি একটি নম্বর রিটার্ণ করে। ১ নম্বরটি A2 সেল এর জন্য, ২ নম্বরটি A3 সেলের জন্য। MATCH ফাংশান টি সরাসরি সেল নম্বর দেয় না, এ ফাংশন টি মেম্বার নম্বর প্রদর্শন করে। তাই আমি + ১ দিয়ে এই মানটিকে সেল এর রো নম্বর এর সাথে মিলিয়েছি / এডজাস্ট করেছি।
লক্ষনীয় বিষয়: MATCH ফাংশান যে রেঞ্জে ব্যাবহার করবেন, সে রেঞ্জটি অবশ্যই এসেন্ডিং (কম থেকে বেশি) সজ্জায় থাকতে হবে।


ADDRESS: এ ফাংশান টি রো, কলাম এবং ওয়ার্কশিট ইনফরমেশান কে এড্রেস এ পরিনত করে। এখানে আমি রো প‌্যারামিটার এর স্থানে MATCH ফাংশান ব্যাবহার করে ছাত্র / ছাত্রির ডেটা রো নির্ধারণ করেছি। কলাম প‌্যারামিটারে ২ ব্যাবহার করেছি কারন ২ নম্বর কলামে ছাত্র / ছাত্রীর নাম রয়েছে যা আমি রেজাল্ট কার্ডে দেখাতে চাচ্ছি। আর শেষের প‌্যারামিটারটি হলো ওয়ার্কশিট এর নাম। আমার ডেটাগুলো ভিন্ন ভিন্ন ওয়ার্কশিটে বিভক্ত তাই নির্দিষ্ট করে লিখতে হবে যে কোন ওয়ার্কশিট থেকে আমি ডেটা আহরন করতে চাই। আমি এ প‌্যারামিটারে ফিজিক্স সিলেক্ট করেছি বলে ফিজিক্স ওয়ার্কশিট থেকে নামগুলোকে রেজাল্ট কার্ডে প্রদর্শন করছে।

INDIRECT: ADDRESS ফাংশানে প্রাপ্ত এড্রেস স্ট্রিং হতে ডেটা গ্রহনের জন্য এই ফাংশান টি ব্যাবহার করা হয়েছে। ADDRESS ফাংশানের আউটপুট হলো Physics!$B$2, কিন্তু আমাদের প্রয়োজন এই এড্রেসের ডেটা। তাই INDIRECT ফাংশান টি দিয়ে Physics!$B$2 এড্রেসের ডেটা সংগ্রহ করা হচ্ছে।

বর্ণনার পালা শেষ। অন্যান্য ঘরের ফাংশান গুলো লিখে দিচ্ছি, এগুলোর সবগুলোই প্রথম ফাংশানটির সাথে সদৃশ্যপুর্ণ তবে প্রয়োজন অনুযায়ি ওয়ার্কশিট এবং সেল বদলানো হয়েছে।
=INDIRECT(ADDRESS(MATCH(B2,Physics!A2:A7)+1,3,,,"Physics"))
=INDIRECT(ADDRESS(MATCH(B2,Chemistry!A2:A7)+1,3,,,"Chemistry"))
=INDIRECT(ADDRESS(MATCH(B2,Math!A2:A7)+1,3,,,"Math"))
=INDIRECT(ADDRESS(MATCH(B2,Geography!A2:A7)+1,3,,,"Geography"))
=INDIRECT(ADDRESS(MATCH(B2,Music!A2:A7)+1,3,,,"Music"))

হয়ে গেলো রেজাল্ট কার্ড বা রিপোর্ট শিট। এখন ছাত্র / ছাত্রীর আইডি নম্বর এর ঘরে আইডি নম্বর লিখে এন্টার চাপলে সয়ঙ্কৃয় ভাবে রেজাল্ট কার্ড তৈরি হয়ে যাবে। আমি একটি স্ক্রিন শট দিলাম।


আপনাদের কমেন্টকে স্বাগত জানাই। কোনো পার্ট না বুঝলে আমকে প্রশ্ন করেতে পারেন আমি বুঝিয়ে দিতে চেষ্টা করবো।

উদাহরণ ফাইল ডাউনলোড করতে নিম্নের লিঙ্কটি ব্যাবহার করুন।
এক্সেল ২০০৩ ম্যাচ ফাংশান উদাহরণ ডাউনলোড

কৃতজ্ঞতা:
রাজিবুল ইসলাম

সম্পর্কিত লিঙ্কস
এক্সেল ২০০৩ ইন্ডেক্স (How to...)