এখন জানুয়ারি মাসে সব ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠানগুলোতে চলছে দক্ষতার মান বিচারের ধুম, তথা পার্ফর্ম্যান্স অ্যাপ্রেইজাল। এর ভিত্তিতে প্রমোশন কিংবা বেতন-বৃদ্ধির সিদ্ধান্ত হবে। এইসময়ে আমরা সবাই একটু শংকিত থাকি, আশায় বুক বাঁধি কিংবা আশংকায় কুঁকড়েও থাকি। মনে হয় সারাবছর এতো কাজ করলাম, সেটা কি এরা মনে রাখবে? আমি যে ৬ মাস ম্যাটার্নিটি লীভে গেলাম, সেকারণে কি আমার বাকী ৬ মাসের কাজ বিফলে যাবে? আমি তো আজ প্রায় ১০ বছর হয়ে গেলো একই কাজ করছি, এবারেও কি আমার প্রমোশন হবেনা?

আজকের লেখাটা আমি আসলে তাদের জন্যে লিখছি, যারা কিনা কাজের মূল্যায়ন করে থাকেন। সোজা বাংলায় যাদেরকে আমরা বস্ বলে থাকি। আপনি একজন সুপার্ভাইজার, আপনার তত্ত্বাবধায়নে কিছু কর্মী কাজ করে থাকে। এই অ্যাপ্রেইজাল এমনই এক কাজ, যার উপর কিনা ব্যাবসার প্রবৃদ্ধি নির্ভর করছে। আজকে যাকে আপনি বেতনবৃদ্ধি কিংবা পদোন্নয়নের মাধ্যমে পুরস্কৃত করবেন, সেটা তার কর্মোদ্যম বাড়াবে, সে চেষ্টা করবে বিস্তৃত ক্ষেত্রে আরও বেশি অবদান রাখতে। কিন্তু আপনি যদি ভুল মানুষের কাজের ব্যাপ্তি বাড়িয়ে দেন সে যেমন আশানুরূপ সুফল বয়ে আনবেনা, একইভাবে যে এই সুযোগটা থেকে যোগ্যতা থাকা-সত্ত্বেও বঞ্চিত হলো সে কাজের উদ্যম হারিয়ে ফেলবে। আপনিও একজন মানুষ, আপনারও ভুলে যাওয়া স্বাভাবিক। আপনি যদি নিরপেক্ষ মূল্যায়ন করতে চান, তবে সবার আগে নিজেকে গুছিয়ে নিন। কিছু ব্যাপার যদি আপনি সারাবছর মাথায় রাখেন, তবে বছর শেষে আপনাকে চুল ছিঁড়তে হবেনা, কী করে এতজনের অ্যাপ্রেইজাল করবেন, সেই চিন্তায়। মনে রাখবেন ব্যাবসা চলেছে পুরা ১২ মাস, কাজেই মাত্র তিনদিনে কিংবা এক সপ্তাহে আপনি সারাবছরের কর্মোদ্যম, প্রচেষ্টা কিংবা উৎপাদনশীলতার মানবিচার করতে পারবেন না। সেটা উচিতও হবেনা।

প্রথমেই নিজেকে গুছিয়ে নিন।

ক)বছরশেষে যাদের অ্যাপ্রেইজাল করতে হবে তাদের প্রত্যেককে নিয়ে বছরের শুরুতেই একটি করে ফাইল খুলে ফেলুন। এক্সেল শীটে করতে পারেন, তাতে আপনার মনিটর করতে সুবিধা হবে।

খ)প্রত্যেকের প্রোফাইল তাতে লিখে রাখুন। তাদের শিক্ষাগত, মানগত, প্রযুক্তিগত ইত্যাদি তথ্য এবং অভিজ্ঞতার তথ্য তাতে ভরে রাখুন।

গ)এবার একই ফাইলে লিস্ট করুন তার কাছে আপনি (মানে প্রতিষ্ঠান) কী চান। খুব ভালো হয় সারাবছরের চাওয়া একসাথে লিখার পর, সেটাকে চারমাস-চারমাস করে স্পেসিফিক করে ফেলেন।

ঘ)তার সাথে কথা বলুন, সে আদৌ এই প্রত্যাশা পূরণ করতে সক্ষম কিনা। এমন হতে পারে, তার যোগ্যতা আছে কিন্তু সে আগে এমন কাজ করেনি, সেক্ষেত্রে আপনি তাকে নির্দেশনা অবশ্যই দেবেন। হতে পারে তার একটা অতিরিক্ত প্রশিক্ষণ দরকার, যেটার ব্যবস্থা করে দিলে আপনি তার কাছ থেকে আশাতীত ফল পেতে পারেন।

ঙ)তাদের লীভ ক্যালেন্ডার দাখিল করতে বলুন। ছুটি যদি পূর্বপরিকল্পিত হয় তবে বছরশেষে হুড়াহুড়ি করে কোটা শেষ করার যুদ্ধ করতে হবেনা। এতে ভালো কাজের পরিবেশ এবং ব্যবসার স্থিতি বজায় থাকবে।

মূল্যায়ন প্রক্রিয়ায় স্বচ্ছতা নিশ্চিত করুন।

আপনার জুনিয়র কর্মীদের কাছে পরিষ্কার করে দিন তাদের কাছে প্রতিষ্ঠানের প্রত্যাশা কী। একটা ব্যাপার সকলেরই মনে রাখা উচিৎ, ভালো কাজ করলেই কিন্তু ইনক্রিমেন্ট কিংবা প্রমোশন নিশ্চিত হয়না। আপনি ভালো কাজ করবেন, এটাই প্রত্যাশিত, এজন্যই চাকরিটা অন্য কেউ পায়নি, আপনি-ই পেয়েছেন, এজন্যই প্রতিমাসে আপনি বেতনটা পাচ্ছেন। কিন্তু পরবর্তী লেভেলে যাওয়ার জন্য আপনাকে নিজের যোগ্যতা উচ্চপদের জন্যে প্রমাণ করতে হবে। একই মাপকাঠি প্রযোজ্য হবে বেতনবৃদ্ধির ক্ষেত্রেও। যে টেলিফোন অপারেটর, সে খুব সুন্দর কন্ঠে টেলিফোনে কথা বলে যাচ্ছে, কিন্তু তাকে নতুন নতুন পদ্ধতিতে তার কাজের ব্যাপ্তি কিংবা কার্যকারিতা বাড়াতে হবে। তার কাজের পরিধির বাইরে সহকর্মীদের সে শেখাতে পারে, কিংবা নতুন কিছু শিখেও নিতে পারে। এমন কোনও আইডিয়া হয়তো তার মাথা থেকে বের হতে পারে, যা অন্যদের মাথায় আসেনি, যার মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের অগ্রগতি বেগবান হবে। এভাবে উদাহরণের মাধ্যমে আপনি আপনার টীমকে বুঝিয়ে দেবেন, কোন-কোন মাপকাঠিতে তারা কতটুকু বেতন-বৃদ্ধি আশা করতে পারে, কিংবা পরবর্তী পদলাভ করার জন্যে মনোনীত হতে পারে। দরকার হলে তারা চারমাস অন্তর অন্তর আপনার সাথে বসে নিজের অবস্থান যাচাই করে নিতে পারে, আপনার নির্দেশনার উপর ভিত্তি করে নিজের উৎকর্ষসাধনের জন্যে সঠিক উপায়ে চেষ্টা করতে পারে।

এই ভুলগুলো করবেন না।

কিছু ভুল মানুষ হিসেবে আমরা সবাই করে থাকি। আপনিও এর উর্ধ্বে নন। নিজেকে নিখুঁত প্রমাণ করার দরকার নাই। বরং এই ভুলগুলোর ফাঁদে পা-দেয়ার হাত থেকে কিভাবে নিজেকে তৈরী করবেন সেইদিকে খেয়াল রাখলেই হলো।

ক)স্টিরিওটাইপিং- অনুরূপ কিংবা কাছাকাছি কিছু বৈশিষ্ট্যের ভিত্তিতে আমরা কিছু মানুষকে একটি শ্রেণীতে বিভক্ত করে ফেলি। এরপর ধরে নেই সেই শ্রেণীর সকলেই অভিন্ন আচরণ করবে কিংবা একধরণের স্বভাব বা চিন্তাধারা বহন করবে। কাজেই এই ক্যাটাগরির এক-দুইজনের কিছু আচরণ দেখে আমরা বাকিদের সম্বন্ধে সামগ্রিক বিচারে একইধারণা পোষণ করে ফেলি।
উদাহরণ- আপনি দেখেছেন গতবছর আপনার ডিপার্ট্মেন্টের একজন মহিলা কর্মী বাচ্চা হওয়ার পর চাকরি ছেড়ে দিয়েছে। এবছর যখন আরেকজন ম্যাটার্নিটি লীভে গেল, আপনি মনে মনে তৈরী হয়ে নিলেন, তাকে আর প্রমোশন কিংবা ইনক্রিমেন্ট দেবেননা কারণ এও তো চাকরি ছেড়ে দেবে।
এইধরণের চিন্তা করাটাই ভুল। আপনাকে মনে রাখতে হবে প্রতিটি মানুষ স্বতন্ত্র কাজেই আপনাকে শুধুমাত্র ঐ মানুষের কাজের এবং বৈশিষ্ট্যের ভিত্তিতে মূল্যায়ন করতে হবে।

খ)হ্যালো/হর্ণ বিভ্রম- কোনও ব্যক্তির একটা স্বভাব কিংবা কাজের প্রভাবে যদি তার বাকিসব আচরণের কিংবা কাজের মূল্যায়ণ হয়ে যায়, তবে সেটা মূল্যায়ণের একটা বিশাল ত্রুটি। যদি সেই প্রকট আচরণ/কাজ গুণ হয়ে থাকে, এবং তার প্রভাবে অন্যসব গুণ/দোষ ঢাকা পড়ে যায়, এই ত্রুটি হচ্ছে হ্যালো-ত্রুটি। যদি উল্টোটা হয়, তারমানে কোনও দোষ যদি বেশি চোখে পড়ে যায়, যার প্রভাবে বাকিসব দোষ/গুণ চোখ এড়িয়ে যায় সেটা হলো হর্ণ-ত্রুটি।
উদাহরণ- আপনার একজন শিক্ষকের কাজের মূল্যায়ণ করছেন তার ডিগ্রী এবং ভাল রেজাল্ট দেখে। আপনি তার স্কলারলি বায়োডাটা দেখে মুগ্ধ হয়ে তাকে প্রমোশন দিয়ে দিলেন, কিন্তু তার ছাত্ররা যে তার পড়ানোর ধরণে মোটেও স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করছেনা, সেই ব্যাপারটা আপনি গোণায় আনেননি। এটা হ্যালো-বিভ্রম।
আপনার জুনিয়র ছেলেটা প্রেম করে, সারাদিন বান্ধবীর সাথে এসএমএস চালাচালি করে এবং অস্থির প্রকৃতির; কিছু কিছু মীটিং এ সে আপনাকে বেশ বিব্রতকর পরিস্থিতিতে ফেলে দিয়েছে যে কারণে আপনি তার উপর যারপরনাই বিরক্ত। সে চাকরিতে ঢোকার নয়মাসের মাথায় নতুন সফটওয়্যার ইনোভেট করেছে, আপনি ভালো ব্যাবসা করেছেন তার কাজের পেটেন্ট নিয়ে, আপনি তাকে সামনে আরও ভালো কিছু প্রজেক্টের কাজ দেবেন। কিন্তু তার স্বভাবের প্রতি বিরক্তি থেকে আপনি তাকে লীড ইঞ্জিনিয়ারের পদ দিলেননা, যদিও কাজের ক্ষেত্রে সে তার যোগ্যতার প্রমাণ রেখেছে। এটা হর্ণ-বিভ্রম।

গ)নির্বাচিত/সিলেক্টিভ বিবেচনা- আপনি আগে থেকে কিছু মাপকাঠি ধারণা করে রেখেছেন, যার উপস্থিতি কিংবা অনুপস্থিতির ভিত্তিতে আপনি ব্যক্তির কাজের বিচার করবেন।
উদাহরণ-আপনি ধরে রেখেছেন, যে ছেলে অফিস আওয়ারে বিড়ি খেতে যায়, সে আসলে বিড়ি খাওয়ার উসিলায় আড্ডা মারতে যায়। ব্যস্ এর ভিত্তিতে আপনি তাকে নেগেটিভ রেটিং করে ফেললেন। আপনি ধরে রেখেছেন, যে কিনা অনেক রাত পর্যন্ত অফিসে সময় দেয় সে ভীষণ পরিশ্রমী এবং এর ভিত্তিতেই আপনি এমন একজনকে পজিটিভ রেটিং করে ফেললেন, যে কিনা সকাল থেকেই ফেইসবুকিং করেছে, সবাই অফিস লীভ করার পর কাজ নিয়ে বসেছে এবং অনেক রাতে আপনাকে ইমেইল করে তার কাজ জমা দিয়ে বাড়ি গিয়েছে।

ঘ)অভিক্ষেপ/প্রজেকশন ত্রুটি- নিজের বৈশিষ্ট্যকে মানদন্ড হিসেবে ধরে অন্যের কাজের মূল্যায়ন করা এই ত্রুটির মধ্যে পড়ে।
উদাহরণ- আপনি মহিলা হয়েও রাত পর্যন্ত অফিস করেছেন, এমনকি অন্তঃসত্ত্বা হওয়া সত্ত্বেও কাজের প্রতি বিন্দুমাত্র অবহেলা করেননি, কাজেই অন্য কোনও মহিলা এর উলটো আচরণ করলে আপনি সেটাকে নেগেটিভলি নিচ্ছেন। আপনি সব কাজের শুরুতে একটা লিস্ট বানিয়ে কাজের পরিকল্পনা করে থাকেন, কারণ আপনার ধারণা এতে প্রডাক্টিভিটি বাড়ে। যে ব্যক্তি এমনটি করছেনা, আপনি ধরে নিচ্ছেন সে আনপ্রডাক্টিভ।

ঙ)প্রতিতুলনা/কন্ট্রাস্ট মূল্যায়ন-আপনার টীমের একজনের কাজের সাথে তুলনা করে, কিংবা সামগ্রিক গ্রুপের সাফল্যের ভিত্তিতে অন্যজনকে মূল্যায়ন করাটা এই ধরণের ভুল।
উদাহরণ- আপনার প্রজেক্ট টীম খুব ভালো কাজ করেছে। আপনি সবাইকে সেই সাফল্যের কারণে ভালো মূল্যায়ন করলেন, অথচ হয়তো একজন কিছুই করেনি এবং বাকিজন বলতে গেলে সবই করেছে। এমন হতে পারে, আপনার প্রজেক্ট টীমের একজন সেই প্রজেক্টের সাফল্যের বিস্তৃতি ছড়িয়ে দিয়েছে অন্য আরেকটি প্রজেক্টে। তখন যদি আপনি সেই সাফল্যের মানদন্ডে টীমের বাকিদেরকে কম মূল্যায়ন করেন, সেটা ভুল হবে।

চ)সাম্প্রতিক/রিসেন্সি বিবেচনা- মানুষের স্মৃতিতে সাম্প্রতিক ঘটনার ছাপ বেশি থাকে। স্বাভাবিকভাবেই সাম্প্রতিক সাফল্য কিংবা ব্যর্থতা আমাদের স্মৃতিতে বেশি প্রকট হবে। ডিসেম্বরে এপ্রেইজাল করতে বসে আমার মাথায় যদি জানুয়ারির কাজের চাইতে অক্টোবরের কাজের প্রভাব বেশি থাকে, তবে সেটা তো অন্যায় হবে; কারণ আমি মূল্যায়ন করতে বসেছি সারাবছরের কাজের।
এই জন্যে আপনি চারমাস অন্তর অন্তর অন্তর্বর্তী মূল্যায়ন করবেন। তাহলে বছর শেষে আপনার চোখের সামনে আপনি বারোমাসের কাজের মূল্যায়ন দেখতে পাবেন।

আপনাকে মনে রাখতে হবে, শূণ্যপদে নতুন একজনকে নিয়োগ দেওয়ার চাইতে দক্ষ এম্পলয়ী ধরে রাখাটা বেশি লাভজনক। আপনার স্বচ্ছ্ব এবং সুষ্ঠু মূল্যায়নের কারণে যদি আপনার অধীনস্থ কর্মীরা বিশ্বস্ততার সাথে পূর্ণোদ্যমে কাজ করে যায়, তাহলে সেটা আপনার যোগ্যতার ক্ষেত্রেও বাড়তি মাত্রা যোগ করবে। যদি একবারের জন্যেও এম্পলয়ীরা তাদের যোগ্যতার মূল্যায়নের পদ্ধতির উপর থেকে বিশ্বাস হারায়, সেটা প্রতিষ্ঠানের জন্যে এবং আপনার জন্যে দীর্ঘস্থায়ী ক্ষতি বয়ে আনবে। তাই আপনাকে নিম্নোক্ত ব্যাপারগুলা লক্ষ্য রাখতে হবে।
১)শেষ মূহুর্তে মূল্যায়ন করা ঠিক নয়। আমি আবার বলছি, বারোমাসের কাজের মূল্যায়ন একদিনে কিংবা একমাসেও করা ঠিক নয়। তাড়াহুড়ায় দেখা যায় আমরা সবাইকে গড়পড়তা মূল্যায়ন করে ফেলি, যেকারণে খুব ভালো কিংবা খুব বাজে কর্মীদের সুষ্ঠু মূল্যায়ন হয়না। মূল্যায়ন একটা দৈনিক পদ্ধতি হওয়া উচিৎ, যার সামগ্রিক প্রভাব বছরশেষে সুষ্ঠুভাবে সঠিক মূল্যায়নে সাহায্য করে।
২)একই পদ্ধতি সবার ক্ষেত্রে ব্যবহার করতে হবে। একেকজনকে একেক উপায়ে একেক মাপকাঠিতে মূল্যায়ন করলে সেটা সঠিক হবেনা।
৩)মূল্যায়ন পদ্ধতি সম্পর্কে ভালোভাবে না-জেনে রেটিং করা উচিৎ নয়। সমগ্র প্রতিষ্ঠানে সকলকে একই আন্ডারস্ট্যান্ডিং এ থেকে এপ্রেইজাল করতে হবে, নাহয় বৈষম্যের সৃষ্টি হবে।
৪)মূল্যায়ন-পদ্ধতিতে দু-পক্ষের আলোচনা এবং পদ্ধতিগত স্বচ্ছ্বতা ভীষণ জরুরী। দু-পক্ষের সম্মতি ব্যতিরেকে এই প্রক্রিয়া শেষ করা যাবেনা।
৫)অনেকের মধ্যে মূল্যায়নের চাইতে ত্রুটি আবিষ্কারের প্রবণতা বেশি দেখা যায়। এই প্রবণতা দূর করার জন্যে যৌথ আলোচনার ভিত্তিতে প্রথমেই প্রত্যাশিত কাজের তালিকা করে ফেলা উচিৎ। এই তালিকা সময়ের সাথে বাড়তে কমতে পারে, ব্যবসায়িক প্রয়োজনের ভিত্তিতে।
৬)কাজের তালিকার বাইরে (জব ডেস্কৃপশন) কোন মাপকাঠি থাকলে সেটা স্বচ্ছ্বতার সাথে অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।
৭)মনে রাখবেন কর্মীদের তাদের অসামান্য অবদানের জন্যে পুরষ্কৃত করলে তাদের প্রতি অনুগ্রহ কিংবা দাক্ষিণ্য দেখানো হয়না। চাকরিরত অবস্থায় তারা প্রতিষ্ঠানকে আশাতীত কিছু কাজ উপহার দিয়েছে বলেই ব্যবসায় অসাধারণ সাফল্য এসেছে। আপনি যদি এখন তাদেরকে পুরষ্কৃত না-করেন তবে তারা এমন উদ্যমে কাজ করা বন্ধ করে দেবে। কিংবা তারা অন্যকোনও প্রতিষ্ঠানে চলে যাবে, যেখানে তাদের অনন্য অবদানের যথার্থ মূল্যায়ন করা হয়। ব্যবসার স্বার্থেই তাদেরকে আপনার উৎসাহিত করতে হবে।
৮)নিজের হতাশা জুনিয়রদের উপর চাপিয়ে দেবেন না। আপনার নিজের প্রথম প্রমোশন পেয়েছেন চার বছর পার করার পর। কাজেই আপনার জুনিয়রকে কোনও যুক্তিতেই আপনি এক বছরের মাথায় প্রমোশন দেবেন না-এমন চিন্তা বাদ দিন।
৯)সহজাত বা জন্মগত বৈশিষ্ট্য কখনও কর্মদক্ষতা মূল্যায়নের মাপকাঠি হতে পারেনা। যেমন বয়স, লিঙ্গ, চেহারা, ইত্যাদি।
১০)মুল্যায়নের পর এর ধারাবাহিকতা বজায় রাখতে হবে। যে পদোন্নতি পেয়েছে তাকে নতুন পদের কাজ এবং পরবর্তী বছরের মূল্যায়ন সম্পর্কে ওয়াকিবহাল করতে হবে। যারা ভালো রেটিং পায়নি, তাদের দোষারোপ না করে, তাদের উৎকর্ষ সাধনের জন্যে চেষ্টা করতে হবে। আপনার নিজের টার্গেটের সাথে নন-পার্ফর্মারদের উন্নতিসাধনের জন্যে টার্গেট রাখুন, যাতে করে তাদের সামগ্রিক উন্নতি আপনার মাথাব্যাথার কারণ হয়ে দাঁড়ায়।