সচিবালয় নির্দেশমালা ২০২৪ মোতাবেক সরকারি অফিসে নতুন পদ্ধতিতে ২২ টি কোডসহ ডিজিটাল নথি নম্বর ব্যবহার ও নথি খোলার প্রক্রিয়া।
(ক) মন্ত্রণালয়/বিভাগ কোড:
দুই অঙ্কবিশিষ্ট মন্ত্রণালয়/বিভাগ কোড নথি নম্বরের প্রথম অবস্থানে সন্নিবেশিত হইবে। বিভিন্ন মন্ত্রণালয়/বিভাগের কোড ক্রোড়পত্র-৫-এ সন্নিবেশিত রহিয়াছে। কোনো মন্ত্রণালয়/বিভাগ সৃষ্টি/বিলুপ্ত অথবা সংযুক্ত করা হইলে জনপ্রশাসন মন্ত্রণালয় কোড নম্বর পরিবর্তন/সংশোধন/বরাদ্দ প্রদান করিবে।
(খ) সংযুক্ত দপ্তর/অধিদপ্তর/পরিদপ্তর/স্বায়ত্তশাসিত সংস্থা/বিভাগীয় কার্যালয়/অন্যান্য অধিক্ষেত্র কোড:
প্রতিটি মন্ত্রণালয়/বিভাগ-এর আওতাধীন সংযুক্ত দপ্তর/অধিদপ্তর/পরিদপ্তর/স্বায়ত্তশাসিত সংস্থা/বিভাগীয় কার্যালয়/আঞ্চলিক কার্যালয়/অন্যান্য অধিক্ষেত্র, যেমন-বোর্ড, ব্যুরো, কমিশন এর অনুকূলে দুই ডিজিটের কোড নম্বর বরাদ্দ করিতে হইবে। উহা নথি নম্বরের দ্বিতীয় অবস্থানে সন্নিবেশিত হইবে। এই কোড নম্বর ০১ (এক) হইতে ৯৯ (নিরানব্বই) পর্যন্ত ধারাবাহিকভাবে স্ব স্ব প্রশাসনিক মন্ত্রণালয়/বিভাগ-এর প্রশাসন কর্তৃক বরাদ্দ করিয়া সংশ্লিষ্ট সকল দপ্তর/সংস্থাকে অবহিত করিতে হইবে এবং উহা স্থায়ীভাবে সংরক্ষণ করিতে হইবে। নূতন কোনো অধিদপ্তর/পরিদপ্তর/স্বায়ত্তশাসিত সংস্থা/কর্পোরেশন অথবা অনুরূপ কোনো সংস্থা যেমন-বোর্ড, ব্যুরো, কমিশন সৃষ্টি/বিলুপ্ত অথবা সংযুক্ত করা হইলে স্ব স্ব প্রশাসনিক মন্ত্রণালয়/বিভাগ কোড নম্বর পরিবর্তন। সংশোধন/বরাদ্দ প্রদান করিবে।
(গ) জিওগ্রাফিক (জিও) কোড:
এই কোড চার অঙ্কবিশিষ্ট হইবে। ইহা নথি নম্বরের তৃতীয় অবস্থানে সন্নিবেশিত হইবে। যেসকল মন্ত্রণালয়/বিভাগ-এর আওতাধীন দপ্তর/সংস্থার জেলা ও উপজেলা পর্যায়ে অফিস রহিযাছে তাহাদের জেলা পর্যায়ের অফিসের জন্য প্রথম দুই অঙ্কে জেলার জিও কোড এবং উপজেলা পর্যায়ের অফিসের জন্য জেলার জিও কোডসহ অবশিষ্ট দুই অঙ্কে উপজেলার জিও কোড ব্যবহার করিতে হইবে। পরিসংখ্যান ব্যুরো কর্তৃক নির্ধারিত এবং পরিসংখ্যান ব্যুরোর ওয়েবসাইট এ প্রকাশিত জিও কোড অনুসরণ করিতে হইবে।
(ঘ) অধস্তন প্রতিষ্ঠান কোড
তিন অঙ্কবিশিষ্ট এই কোড নম্বর নথি নম্বরের চতুর্থ অবস্থানে সন্নিবেশিত হইবে। ইহা প্রতিটি দপ্তরের অধীন প্রতিষ্ঠান নির্ধারণের জন্য ব্যবহৃত হইবে। এইক্ষেত্রে একটি জিও কোড, যেমন- বিভাগীয়/জেলা/উপজেলার আওতাভুক্ত একটি দপ্তরের অধীনে একাধিক প্রতিষ্ঠান থাকিলে তাহার জন্য এই তিন ডিজিটের প্রতিষ্ঠান কোড নম্বর ধারাবাহিকভাবে বরাদ্দ করিতে হইবে।
(ঙ) শাখা কোড
তিন অঙ্কবিশিষ্ট এই কোড নম্বর নথি নম্বরের পঞ্চম অবস্থানে সন্নিবেশিত হইবে। ইহা প্রতিটি দপ্তরের শাখা নির্ধারণের জন্য ব্যবহৃত হইবে। এইক্ষেত্রে শাখা বলিতে নথি সৃষ্টিকারী সংশ্লিষ্ট দপ্তরের অভ্যন্তরীণ শাখা/অধিশাখা/অনুবিভাগকে (প্রশাসন/বাজেট/হিসাব/অডিট ইত্যাদি) বুঝানো হইবে।
(চ) বিষয়ভিত্তিক শ্রেণিবিন্যাস কোড
এই কোড নম্বর দুই অঙ্কবিশিষ্ট হইবে। প্রতিটি সরকারি দপ্তরে কার্যক্রম ভিন্ন ভিন্ন হইয়া থাকে। বিষয় ভিত্তিক শ্রেণিবিন্যাস কোড স্ব স্ব দপ্তর/প্রতিষ্ঠান/সংস্থার প্রশাসন নির্ধারণ করিয়া সংশ্লিষ্ট সকলকে অবহিত করিবে এবং উহা স্থায়িভাবে সংরক্ষণ করিবে। এইক্ষেত্রে ক্রোড়পত্র-৬-এ উল্লিখিত বিষয়ভিত্তিক কোডকে নমুনা হিসাবে ব্যবহার করা যাইবে। নূতন কোনো বিষয় সংযোজনের প্রয়োজন হইলে উহা সর্বশেষ কোড নম্বরের পরে সন্নিবেশিত হইবে।
২০
(ছ) নথির ক্রমিক সংখ্যা কোড
এই কোড চার অঙ্কবিশিষ্ট হইবে। ইহা নথি সৃষ্টিকারী দপ্তর/ইউনিট/কোষ/শাখা/অধিশাখা/অনুবিভাগ-এর নথি রেজিস্টারে যে ক্রমিক সংখ্যা ব্যবহার করা হইবে সেই ক্রমিক সংখ্যাই এই অবস্থানে লিখিতে হইবে। প্রতিবৎসরের শুরুতে নথি ক্রমিক সংখ্যা বিষয়ভিত্তিক নূতনভাবে ০০০১ (এক) হইতে শুরু করিতে হইবে। এইক্ষেত্রে পুরাতন/বিনষ্টযোগ্য কোনো নথি নম্বর পুনরায় ব্যবহার করা যাইবে না।
(জ) নথি খোলার সন কোড
নথি খোলার সনের শেষ দুই ডিজিট এই অবস্থানে সন্নিবেশিত হইবে। অতঃপর ডট (.) দিয়া চিঠির জারি নম্বর ব্যবহার করিতে হইবে। জারি নম্বর ডিজিটাল নথি নম্বরের অংশ নহে। ডিজিটাল নথি নম্বর ২২ (বাইশ) ডিজিটের মধ্যেই সীমাবদ্ধ থাকিবে।
এইক্ষেত্রে আরও একটি বিষয় অনুসরণীয়, তাহা হইল, ডিজিটাল নথি নম্বরের কোনো ঘর কোনো দপ্তরের জন্য প্রযোজ্য না হইলে প্রয়োজনীয় সংখ্যক শূন্য দিয়া পূরণ করিতে হইবে।
কয়েকটি দপ্তরের ডিজিটাল নথি নম্বরের নমুনা ক্রোড়পত্র-৬(ক) তে দেখানো হইল।
বিশেষ করণীয়: নথি নম্বরের প্রতিটি কোডের অবস্থানকে অবশ্যই ডট (.) চিহ্ন দ্বারা বিভাজন করিয়া লিখিতে হইবে। যদি কোনো কারণে ডিজিটাল নথি নম্বরের চতুর্থ, পঞ্চম এবং ষষ্ঠ অবস্থানের জন্য কোনো কোড নির্ধারণ করিবার প্রয়োজন না হয়, সেইক্ষেত্রে অবস্থানটি অবশ্যই শূন্য দ্বারা পূরণ করিতে হইবে। অর্থাৎ কোনো অবস্থানকেই বাদ দেওয়া যাইবে না।
(৬) একটি টাইপ করা কোড তালিকা সহজেই দেখিবার জন্য নথি নিবন্ধনবহির সহিত সর্বদাই হালনাগাদ অবস্থায় সংযুক্ত রাখিতে হইবে।
৪৩। নথি নম্বর জানা না থাকিলে নথি নিবন্ধনবহিতে কতসংখ্যক পৃষ্ঠায় একটি নথি অন্তর্ভুক্ত করা হইয়াছে তাহা খুঁজিয়া বাহির করা সময়সাপেক্ষ ব্যাপার। অতএব, অপর একটি নিবন্ধনবহি রক্ষণাবেক্ষণ করা প্রয়োজন যাহা হইতে নথি সংখ্যা সহজেই নিরূপণ করা যায়। ইহাকে 'চলতি নথির বিস্তারিত সূচির নিবন্ধনবহি' বলা হয় (ক্রোড়পত্র-৪)। এই নিবন্ধনবহিতে বর্ণানুক্রমিক ধাপ থাকিবে এবং প্রতিটি বর্ণের জন্য নিবন্ধনবহিতে প্রয়োজনানুসারে পৃষ্ঠার সংখ্যা নির্ধারিত হইবে। সাধারণত প্রতিধাপের প্রথম পৃষ্ঠায় নির্দিষ্ট বর্ণের অন্তর্গত নথিসমূহের ইঙ্গিত শব্দগুলির পৃষ্ঠা নির্দেশিত সূচি থাকিবে যাহাতে ইঙ্গিত শব্দ যে বিষয় নির্দেশ করে তাহা খুঁজিয়া বাহির করা যায়। নিবন্ধনবহির প্রথম কলামে ৪২ নম্বর নির্দেশের উপনির্দেশ (১)-এ যেমন উল্লিখিত রহিয়াছে ঠিক তেমনভাবে ইঙ্গিত শব্দের অধীনে নথির শিরোনাম লিখিতে হইবে এবং দ্বিতীয় কলামে নথিসংখ্যা লিপিবদ্ধ করিতে হইবে। যদি নথির বিষয় নির্দেশক শিরোনাম একাধিক শব্দের হয়, তাহা হইলে ঐ সমস্ত শব্দ দ্বারাই সূচিপত্র নির্দেশ করিতে হইবে। যেমন: ৪২ সংখ্যক নির্দেশের উপনির্দেশ (১)-এর প্রথম উদাহরণে প্রদর্শিত 'ঢাকা জেলা পরিষদের হিসাব নিরীক্ষা' ইহা 'নিরীক্ষা', 'হিসাব', 'ঢাকা', 'জেলা পরিষদ' শব্দগুলির দ্বারা সূচিকরণ করিতে হইবে। ইহাকে ক্রসসূচিকরণ বলা হয়।
৪৪। শাখার দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তার সহিত পরামর্শক্রমে প্রশাসনিক কর্মকর্তা প্রাপ্ত পত্রাদির যেগুলির জন্য নূতন নথি খুলিবেন সেইগুলির বিষয়ের ভিত্তিতে নথিতে একটি যথাযথ শিরোনাম প্রদান করিবেন। উদাহরণস্বরূপ: অর্থ বিভাগ হইতে প্রাপ্ত সাধারণ প্রশাসন খাতের অধীন ২০২৩-২৪-এর বাজেট বরাদ্দ।