হাতে চিঠি লেখার যুগ প্রায় বিলুপ্ত হতে বসেছে। অনেক কাজের ক্ষেত্রেই প্রযুক্তি কেড়ে নিয়েছে কলম। কি-বোর্ড লেখার কাজটা বেশ সহজ করে দিয়েছে। তার সঙ্গে যোগ হয়েছে ইন্টারনেট। ইমেইলের আদান-প্রদান এখন একেবারেই স্বাভাবিক ব্যাপার। এর মধ্যে আভিজাত্যের কিছু নেই। কিন্তু অনেকেই ইমেইল লেখার ক্ষেত্রে নিজেদের বিড়ম্বনা নিজেরাই ডেকে আনেন। সে অস্বস্তিতে যাতে কখনো পড়তে না হয়, সে জন্য ইমেইল লেখার কিছু প্রারম্ভিক আদব-কায়দা জেনে নেয়া উচিত। এ নিয়ে একটি প্রতিবেদন প্রকাশিত হয়েছে অনলাইন টাইমস অব ইন্ডিয়ায়। ৫টি গুরুত্বপূর্ণ নিয়ম অনুসরণের পরামর্শ দেয়া হয়েছে সেখানে। প্রথমেই এখন যে বিষয়টি সবচেয়ে বেশি প্রচলিত, তা হচ্ছে শব্দগুলোকে লেখার সময় কেটে-ছেঁটে একেবারে সংক্ষিপ্ত আকারে প্রকাশ করা। মোবাইলে মেসেজ পাঠানো বা চ্যাট করার সময় এমনটা করা যেতেই পারে। তাতে সময়টাও বাঁচে। কিন্তু অফিসের কোন দরকারি ইমেইল লেখার সময় অবশ্যই এ ধরনের বিষয়গুলো থেকে বিরত থাকতে হবে। অন্যথায় মনে হতে পারে, কাজের ব্যাপারে আপনি ততোটা সিরিয়াস নন। তাই যেখানে প্রয়োজন, সেখানে ফরমাল হওয়াটাই বাঞ্ছনীয়। কাকে লেখা হচ্ছে, সেটাও বেশ গুরুত্বপূর্ণ। তার পদবী জানাটাও এক্ষেত্রে জরুরি। যাচাই করে সঠিক তথ্য দেয়ার ব্যাপারে মনোযোগী হতে হবে। প্রয়োজনে ‘স্যার’ বা ‘ম্যাডাম’ সম্ভাষণগুলোও উল্লেখ করতে হবে। ইমেইলের সাবজেক্ট বা বিষয়ও হতে হবে স্বচ্ছ। ভেতরে যে তথ্য থাকবে, সেটার প্রতিফলনই হবে বিষয়। মনে রাখতে হবে বিষয়ই অন্যের মনোযোগ আকর্ষণ করার ক্ষেত্রে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ। একজন ইমেইলে যেটা বোঝাতে চাইছেন, সেটা বোঝানোর ক্ষেত্রে যতোটা সম্ভব কম বাক্য ব্যবহার করা শ্রেয়। মূল বিষয়বস্তুটি বোঝা গেলেই হলো। অতিরিক্ত কিছু লেখাটা অবান্তর। সংক্ষিপ্ত ইমেইলে মূল বিষয়বস্তু চলে আসলে যিনি পড়ছেন, তার ধৈর্যচ্যুতি ঘটার অবকাশ থাকবে না। আর শেষ যে নিয়মটা আছে, সেটা হলো লেখা ইমেইলটাতে বানানগুলো ঠিক আছে কিনা, ব্যাকরণগত ত্রুটি আছে কিনা সেগুলো যাচাই করে নিতে হবে। ভুল লিখে পরে দুঃখপ্রকাশের চেয়ে আগে সতর্ক হওয়াটাই সমীচীন।