যে কাজ করতে কয়েকজন লোকের কয়েক দিন সময় লাগত, তা মুহূর্তেই হিসাব করে বের করতে পারে সফটওয়্যার। ছোট-বড় সব ধরনের প্রতিষ্ঠানেই তাই সফটওয়্যারের ব্যবহার বাড়ছে। এ ক্ষেত্রে আগে আমদানিনির্ভর হলেও এখন দেশেই তৈরি হচ্ছে এ ধরনের সফটওয়্যার।

ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার সাধারণত নির্দিষ্ট প্রতিষ্ঠানের কাজের প্রক্রিয়া ও ব্যবস্থাপনার আলোকে করা হয়, যার কারণে বিদেশি বা রেডিমেট সফটওয়্যার সেসব কাজে ফলপ্রসূ হয় না। নির্দিষ্ট প্রতিষ্ঠানের চাহিদার ভিত্তিতে বিশেষভাবে তৈরি এসব সফটওয়্যার বিভিন্ন দামে কিনতে হয়। এক প্রতিষ্ঠানের সফটওয়্যার অন্য প্রতিষ্ঠানের কাজে ব্যবহার করা যায় না।


সফটওয়্যার সাধারণত দুই ধরণের হয়ঃ

—অফলাইন ও অনলাইন। অফলাইন সফটওয়্যার মূলত ইনস্টল উপযোগী সংস্করণ। যে কম্পিউটারে ব্যবহার হবে, সেখানে এটি ইনস্টল করতে হবে। এ ধরনের সফটওয়্যারে সব কাজ করা যায়, তবে কিছু সীমাবদ্ধতাও আছে। যেমন—কম্পিউটারে সমস্যা হলে বা অপারেটিং সিস্টেমে সমস্যা হলে ঝামেলায় পড়তে হয়। অন্যদিকে অনলাইন বা ওয়েবভিত্তিক সংস্করণটি একই সঙ্গে একই প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন শাখায় ব্যবহার করা যায়। সব প্রতিষ্ঠানের এন্ট্রি, লেনদেন, লাভ, স্টক—ইত্যাদির তথ্য একটি কেন্দ্রীয় ডাটাবেইসে জমা থাকবে। ইন্টারনেটে যুক্ত যেকোনো কম্পিউটারেই ব্যবহার করা যাবে, তবে এক্সেস বা আইডি-পাসওয়ার্ড থাকতে হবে। চাইলে একই সঙ্গে সব শাখার তথ্য প্রতিষ্ঠানটির দায়িত্বশীল কর্মকর্তারা জানতে পারবেন।


কি কি কাজে কি ধরণের সফটওয়্যার ব্যবহার হবেঃ

প্রতিষ্ঠান, কাজ ও চাহিদাভেদে বিভিন্ন ক্যাটাগরির সফটওয়্যার ব্যবহার হয়—

• দোকান বা সুপার শপের জন্য পয়েন্ট অব সেলস বা (পস)

• টিকেটিং সিস্টেম

• এডুকেশন ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (ডিজিটাল পাঠশালা) বা স্কুল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম

• অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম

• মেডিক্যাল বা হসপিটাল বিলিং সিস্টেম

• হোটেল বা রেস্টুরেন্ট বিলিং সিস্টেম

• কাস্টমার রিলেশনশিপ ম্যানেজমেন্ট ( সি আর এম )

• ট্রাভেল এজেন্সি সফটওয়্যার।

এ ছাড়াও গার্মেন্ট, ইন্ডাস্ট্রি, ফ্যাশন হাউস, ফুটওয়্যাসহ অনেক প্রতিষ্ঠানের জন্য ও সফটওয়্যার আছে।

পয়েন্ট অব সেলসঃ

দোকান বা সুপার শপের কাজে পয়েন্ট অব সেলস (POS) সফটওয়্যার ব্যবহার হয়। এ ধরনের সফটওয়্যারে দোকানের জন্য রিসিভ করা বা কেনা পণ্য তালিকা আকারে সাজানো যায়। সেখানে যে দামে কেনা হয়েছে এবং যে দামে বিক্রি হবে, তা এন্ট্রি করতে হয়। প্রতিটি আইটেম কতগুলো করে আনা হয়েছে, তাও উল্লেখ করতে হয়। যখন বিক্রি করা হয়, তখন ওই আইটেমগুলো আর কতটি স্টকে আছে, তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে দেখা যাবে। এমনকি দিনে-সপ্তাহে-মাসে-বছরে কী কী পণ্য কতগুলো কী দামে বিক্রি হয়েছে, সব দেখা যাবে। কোন পণ্যে কত লাভ হয়েছে, মোট লাভ কত—তাও জানা যাবে এ সফটওয়্যারে। ওয়েবভিত্তিক সফটওয়্যারের বড় সুবিধা হলো—কেন্দ্রীয়ভাবে কোনো ফিচার বা সুবিধা সংযোজন হলে তা ওই সেবা ব্যবহারকারী সবাই পাবেন।


টিকেটিং সিস্টেমঃ

দূরপাল্লার পরিবহনগুলোতে টিকেটিং সিস্টেম সফটওয়্যার ব্যবহার হয়। ফলে বিভিন্ন কাউন্টার থেকে টিকিট বুকিংয়ে কোনো সমস্যা বা গরমিলের ঝামেলা থাকছে না। ধরুন—একটি পরিবহনের রাত ১০টার গাড়ির A1 আসনের টিকেট ৯.০১.২০টায় অলংকার কাউন্টার থেকে বুকিং হলো। এর পরপরই ওই পরিবহনে এ কে খান কাউন্টার থেকে ঠিক একই গাড়ির জন্য টিকিট বুকিং দিতে গিয়ে দেখা গেল—A1 আসনের টিকিট ইতিমধ্যে বুকিং হয়ে গেছে। এখন আপনি চাইলে দেখতে পারবেন ওই পরিবহবে আর কোন কোন আসন এখনো খালি আছে। কোন কাউন্টার থেকে কত যাত্রী উঠবে, তাও সহজে জানা যাবে। গাড়ি ও স্টাফদের তথ্যও সংরক্ষিত করা যায় এই সফটওয়্যারে।

এডুকেশন ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমঃ

শিক্ষার্থী, অভিভাবক ও শিক্ষক—এই তিনটি পক্ষের মধ্যকার সহজ যোগাযোগ ও কার্যক্রম সমন্বয় ব্যবস্থাপনা করা যায় এডুকেশন ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে (ডিজিটাল পাঠশালা)। স্কুল/কলেজ/ইউনিভার্সিটি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম নামেও এটি পরিচিত। দেশে তৈরি ডিজিটাল পাঠশালা সফটওয়্যার, এ সফটওয়্যার শিক্ষার্থীর পূর্ণাঙ্গ তথ্য ও হালনাগাদকৃত একাডেমিক তথ্য—যেমন : উপস্থিতি, পরীক্ষার ফল, ফি, শ্রেণিভেদে জরুরি নোটিশ ইত্যাদি সহজেই ব্যবস্থাপনা করা যায় এই সফটওয়্যারে। শিক্ষার্থীর ই-মেইল বা মোবাইলে জরুরি বার্তাও পাঠানো যায়। কোন শিক্ষার্থীর বেতন বকেয়া, শিক্ষার্থীদের স্কুল পরীক্ষার ফলাফল পরিসংখ্যানসহ সংশ্লিষ্ট যেকোনো তথ্যের জন্য নথি বা কাগজপত্র ঘাঁটাঘাঁটির দরকার নেই, শুধু কয়েকটি ক্লিকই যথেষ্ট। প্রাপ্ত নম্বর ইনপুট করলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে গ্রেডিং সিস্টেমে রূপান্তর হবে, সবচেয়ে ভালো ফল কে করেছে, কারা কারা পরীক্ষায় খারাপ করেছে, সবই জানা যাবে সহজে। টাইম অ্যাটেন্ডেনস ডিভাইসের সঙ্গেও এ সফটওয়্যার সংযোগ করা যাবে। ফলে সহজে উপস্থিতি কাউন্ট করা যাবে। এ ক্ষেত্রে শিক্ষার্থীর ফিঙ্গার প্রিন্ট বা স্মার্ট কার্ড দরকার হবে।

অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারঃ

বিভিন্ন ধরনের ব্যবসার জন্য দৈনন্দিন ক্রয়-বিক্রয়ের রসিদ তৈরি করা যাবে অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারে। এ ছাড়া কর্মচারী ব্যবস্থাপনা, মজুদ ব্যবস্থাপনা, লাভ-ক্ষতি, দেনা-পাওনার হিসাব রাখা যাবে সহজেই। যেসব প্রতিষ্ঠানের অনেক শাখা আছে, তারা সহজেই সামগ্রিকভাবে ব্যবসার সব দিক পরিচালনা করতে পারবে। জটিল কোনো হিসাব করতে গেলে অ্যাকাউন্টিংয়ের জ্ঞান জরুরি। কিন্তু হিসাবনিকাশ সফটওয়্যার দিয়ে সাধারণ যেকোনো কর্মী খুব সহজেই সব রকমের হিসাব করতে পারবে। বিভিন্ন কারখানা, ইন্টারনেট বা কেবল সংযোগ প্রদানকারী, ফ্যাশন হাউস, ডিপার্টমেন্টাল স্টোর, গাড়ি বিক্রেতা, ই-কমার্স, সংবাদপত্র, বিজ্ঞাপনী সংস্থা, প্রকাশনা সংস্থা, হাসপাতাল, ওষুধ প্রস্তুতকারক, বিপণন ও পরিবেশক প্রতিষ্ঠান এবং খুচরা ও পাইকারি বিক্রেতা সহজেই এ সফটওয়্যার ব্যবহার করতে পারবে। ক্লাউডের বাইরেও নিজস্ব ডাটা সেন্টার থেকেও যদি কেউ সফটওয়্যারটি ব্যবহার করতে চায়, সে ব্যবস্থাও রাখা হয়েছে।


সফটওয়্যার গুলো ব্যবহার করতে যা যা লাগবেঃ

সফটওয়্যার ব্যবহার করতে গেলে আগে থেকেই কিছু প্রস্তুতি থাকতে হবে। প্রতিষ্ঠানে থাকতে হবে কিছু কারিগরি পণ্য। যেমন—

• কম্পিউটার (ডেস্কটপ কিংবা ল্যাপটপ)

• সাধারণ প্রিন্টার : প্রতিষ্ঠানের বিলিং বা ইনভয়েস প্রিন্টের জন্য সাধারণ বা লেজার প্রিন্টার।

• রিসিপ্ট প্রিন্টার : দোকান বা এ ধরনের প্রতিষ্ঠানের জন্য রিসিপ্ট বা POS প্রিন্টার।

• শিক্ষাপ্রতিষ্ঠান বা অফিস ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবহার করলে উপস্থিতি কাউন্টের জন্য টাইম অ্যাটেন্ডেনস ডিভাইসেরও দরকার হতে পারে।

• দোকানের পণ্যের তথ্য ও দাম তাত্ক্ষণিক কাউন্ট করার জন্য বারকোড স্ক্যানার ব্যবহার করা যেতে পারে।

এই সফটওয়্যার গুলো আপনি কোথায় পাবেনঃ

Website : http://extreme.com.bd
সরাসরি যোগাযোগ করুনঃ +88 031 712 114, +880 1613 987 363